Stefnur í gildi

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi öryggisstefnu en við mótun hennar var stuðst við staðalinn ISO/IEC 27001. Öryggisstefnunni er ætlað að tryggja rétta meðferð, vörslu og öryggi upplýsinga sem stofnunin hefur undir höndum. Stefnan er mótuð með það í huga að uppfylla kröfur laga nr. 75/2021 um Fjarskiptastofu, lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018, reglugerð um netöryggissveit Fjarskiptastofu (CERT-ÍS) nr. 480/2021 og annara krafa sem tengjast upplýsingaöryggi.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að upplýsingar séu réttar og aðgengilegar á hverjum tíma þeim sem hafa aðgangsheimild
• Að leynd upplýsinga og trúnaði sé viðhaldið
• Að trúnaðarupplýsingar séu óaðgengilegar, eða berist ekki til óviðkomandi
• Að upplýsingar séu varðar gegn skemmdum, eyðingu eða uppljóstrun af aðilum sem ekki hafa aðgangsheimild, hvort sem er af ásetningi eða gáleysi
• Að frávik, brot eða grunur um bresti í upplýsingaöryggi séu tilkynnt öryggisstjóra, eða viðkomandi yfirvöldum eftir því sem við á, og rannsökuð
• Að vinna að stöðugum umbótum

Stefna Fjarskiptastofu í öryggismálum er bindandi fyrir allt starfsfólk hennar.

Hrafnkell V. Gíslason, forstjóri Fjarskiptastofu

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi mannauðsstefnu. Markmið hennar er að samræma þarfir og markmið stofnunarinnar annars vegar og þarfir starfsmanna hins vegar. Forsenda góðs árangurs felst í mannauði og eru því gerðar ríkar kröfur til starfsmanna um faglega þekkingu og metnað til þess að ná framúrskarandi árangri í starfi.

Meginmarkmið stefnunnar er að styðja og hvetja starfsfólk til þess að takast á við krefjandi verkefni þar sem fagmennska, frumkvæði og sjálfstæð vinnubrögð fá notið sín.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að stjórnandi geri starfsfólki ljóst hvers er ætlast til af þeim
• Að sjá til þess að vinnuálag sé hæfilegt og starfsfólk hafi rétta þekkingu og tæki til þess að sinna starfi sínu
• Lögð er áhersla að standa undir gildum stofnunarinnar
• Heilindi: með því að bera virðingu fyrir ytri sem innri hagsmunaaðilum. Standa undir því trausti sem okkur er sýnt og sýna samfélagslega ábyrgð
• Fagþekking: með því að veita faglega þjónustu. Ástunda fagmennsku í öllum okkar vinnubrögðum og ástunda stöðuga þekkingaröflun.
• Framsækni: með því að leita nýrra leiða og lausna. Vera samvinnu- og samstarfsfús og hafa skýra framtíðarsýn

Leiðir til þess að mæla árangur eru:

• Viðeigandi spurningar í vinnustaðargreiningu sem framkvæmd er annað hvert ár
• Niðurstaða starfsmannasamtala

Ráðningar, starfslýsingar og starfskjör

Val á starfsfólki skal byggjast á hlutlausum og faglegum vinnubrögðum þar sem tekið er tillit til reynslu, menntunar og hæfni sem fellur að viðkomandi verksviði.

Almennar starfslýsingar skulu vera til fyrir öll störf og eru þær endurskoðaðar eftir því sem við á.

Gerð er krafa um öryggisvottun frá Ríkislögreglustjóra í ákveðin störf innan stofnunarinnar.  
Við ráðningu er starfsfólki sem ráðið er í slík störf greint frá þeirri kröfu og að viðkomandi þurfi að fá slíka vottun til þess að ráðningarsamband haldi.  
Fái starfsfólk synjun frá Ríkislögreglustjóra er litið svo á að ráðningarsambandi sé lokið

Fjarskiptastofa gætir þess að ráða í öll störf samkvæmt lögum, reglum og leiðbeiningum þar um. Að sama skapi fer stofnunin eftir þeim skyldum sem á henni hvíla er varða aðbúnað, laun, starfskjör og önnur þau réttindi sem kveðið er á um í ýmsum lögum. Fjarskiptastofa hefur mótað sér jafnlaunastefnu og innleitt jafnlaunakerfi sem stuðlar að jöfnum launum fyrir sambærileg störf, sjá STE-0721J-001 Jafnlaunastefna.

Starfsmannasamtöl og frammistöðumat

Starfsmannasamtal skal fara fram reglulega þar sem ætlunin er að styrkja og efla starfsmann í starfi og viðhalda góðum samskiptum og gagnkvæmum skilningi.  Starfsmannasamtal fer fram þrisvar sinnum á ári og eru þematengd:

• Starfslýsing
• Frammistöðumat og starfsþróun,
• Endur- og símenntun.

Starfsfólk og næsti yfirmaður fara sameiginlega yfir hæfni og frammistöðu starfsfólks í samanburði við þær kröfur sem starfið gerir og setja markmið fyrir næsta ár. Þannig fæst yfirlit yfir mikilvægustu forsendur hvers starfs og starfsfólk fær endurgjöf á frammistöðu sína.  Í starfsmannasamtali fer einnig fram umræða um fræðsluþörf og leiðir til úrbóta.

Í starfsmannasamtali á starfsfólk að geta rætt opinskátt um starf sitt, líðan á vinnustað og óskir um starfsþróun.  Starfsfólk og viðkomandi sviðsstjóri bera sameiginlega ábyrgð á eftirfylgni þeirra ákvarðana sem teknar eru í starfsmannasamtali.

Endur- og símenntun

Fjarskiptastofa leggur áherslu á að starfsfólk viðhaldi og þrói þekkingu sína og faglega hæfni til aukinnar ánægju í starfi, meiri hagkvæmni í rekstri stofnunarinnar og betri þjónustu við viðskiptavini.  Lögð er áhersla á að starfsfólk taki frumkvæði og séu sjálfstæðir í starfi.

Mikilvægt er að starfsfólk deili þekkingu sinni og séu reiðubúnir til að aðstoða hver annan í daglegum viðfangsefnum.

Nánar skal kveðið á um framkvæmd stefnu í endur- og símenntunar verklagsreglu.

Samskipti og starfsandi

Áhersla er lögð á að allir stjórnendur og starfsfólk beri sameiginlega ábyrgð á góðum starfsanda, samstarfsvilja og eflingu liðsheildar.

• Við komum fram við hvert annað af tillitssemi, sanngirni og virðingu
• Við vinnum saman og styðjum hvert annað í daglegum störfum okkar

Hjá Fjarskiptastofu starfar virkt starfsmannafélag sem nýtur öflugs stuðnings stofnunarinnar.

Reglulega skulu haldnir starfsmannafundir þar sem upplýst er um helstu verkefni Fjarskiptastofu hverju sinni.

Fjölskylduábyrgð og starf

Fjarskiptastofa leggur áherslu á að búa starfsfólki sínu aðstæður sem stuðla að jafnvægi vinnu og einkalífs. Kynjunum er gert kleift að samræma vinnuskyldur sínar þar sem er leitast við að taka tillit til einstaklingsbundinna aðstæðna starfs eftir því sem unnt er.

Jafnréttismál

Markmið Fjarskiptastofu er að allt starfsfólk njóti jafnréttis óháð kyni, aldri, uppruna eða trú og að hver starfsmaður verði metinn og virtur á grundvelli eigin kunnáttu og hæfileika. Óháð kyni skulu allir hafa jafna möguleika til starfa, ábyrgðar, launa, stöðuhækkana, endurmenntunar og starfsþjálfunar.

Fjarskiptastofa hefur mótað verklagsreglu um jafnréttismál með það að markmiði að tryggja ofangreint með skipulögðum hætti.

Forstjóri skipar jafnréttisfulltrúa sem vinnur í hans umboði.

Jafnlaunastefna

Markmið Fjarskiptastofu er að tryggja að allt starfsfólk stofnunarinnar njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur munur sé til staðar. Fjarskiptastofa hefur mótað stefnu um jöfn laun fyrir sambærilega vinnu með það að markmiði að tryggja ofangreint með skipulögðum hætti.

Fjarvinna

Fjarskiptastofu hefur sett sér verklagsreglu um fjarvinnu. Með slíkri verklagsreglu er annars vegar verið að tryggja starfsfólki sveigjanleika í starfi með því að stuðla að betra jafnvægi vinnu og einkalífs og hins vegar að setja ramma um fjarvinnu þannig að heildstæði vinnustaðarins sé varðveitt. Veita starfsfólki svigrúm til betri einbeitingar og leggja af mörkum til samfélagsins með minna kolefnisfótspori og betri sóttvörnum. Einnig er markmið verklagsreglunnar að stuðla að samræmdri framkvæmd fjarvinnu innan stofnunarinnar.

Eineltismál

Einelti og kynferðisleg eða kynbundin áreitni er ekki liðin og er það í samræmi við reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjarskiptastofa hefur mótað verklagsreglu um viðbrögð við einelti og öðru ofbeldi.

Heilbrigði og heilsurækt

Vellíðan og heilbrigði eru höfð að leiðarljósi. Fjarskiptastofa hvetur starfsfólk til þátttöku í árlegum heilsuviðburðum eins og hjólað í vinnuna og lífshlaupinu. Vinnustaðurinn er reyklaus.

Kveðið skal nánar á um útfærslu stuðnings Fjarskiptastofu til starfsmanna hvað varðar heilbrigði og heilsurækt í gátlista.

Samgöngustefna

Fjarskiptastofa vill leggja sitt af mörkum til að stuðla að betra og lífvænlegra umhverfi með því að hvetja starfsfólk til að draga úr bifreiðanotkun og nýta sér vistvænar samgöngur.  Starfsfólki stendur til boða að gera samgöngusamning þar sem starfsfólk ferðast til og frá vinnu í a.m.k. 80% tilvika með vistvænum hætti.

Starfslok

Starfslok geta orðið hvort sem er að frumkvæði starfsfólks eða Fjarskiptastofu. Við starfslok er ákvæðum gildandi kjarasamninga og lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins ávallt fylgt.

Fjarskiptastofa kemur til móts við ýmsar þarfir starfsfólks t.a.m. vegna aldurs, breytinga á persónulegum högum og starfsgetu.

Mannauðsstefna Fjarskiptastofu er bindandi fyrir allt starfsfólk hennar

Hrafnkell V. Gíslason, forstjóri Fjarskiptastofu

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi jafnlaunastefnu en við mótun hennar var stuðst við jafnlaunastaðallinn ÍST 85. Jafnlaunastefnunni er ætlað að stuðla að allt starfsfólk stofnunarinnar njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur munur sé til staðar.

Jafnlaunastefna Fjarskiptastofu og þar af leiðandi jafnlaunakerfi nær til allrar stofnunarinnar.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

Að innleiða verklag og skilgreind viðmið við ákvörðun launa þar sem hver og einn fær greitt fyrir starf sitt út frá verðmæti þess óháð kyni, kynvitund og öðrum ómálefnalegum ástæðum.

• Að greiða laun sem taka mið af þeim kröfum sem starfið gerir um þekkingu, hæfni og ábyrgð.
• Innleiða, skjalfesta og viðhalda jafnlaunakerfi í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85 og öðlast vottun í samræmi við lög 56/2017 um jafnlaunavottun.
• Framkvæma launagreiningu a.m.k. einu sinni á ári þar sem borin eru saman jafnverðmæt störf og athugað hvort mælist munur á launum eftir kyni.
• Rýna árlega jafnlaunamarkmið og virkni jafnlaunakerfisins.
• Bregðast við frávikum með stöðugum umbótum og eftirliti.
• Fylgja ávallt lögum nr. 150/2020 og 15, um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, öðrum lögum, reglum, kjara- og stofnanasamningum sem í gildi eru á hverjum tíma og snúa að jafnrétti og staðfesta árlega af forstjóra og framkvæmdastjórn að þeim sé hlítt.
• Hafa jafnlaunastefnu aðgengilega á ytri vef Fjarskiptastofu bæði fyrir starfsfólk og almenning.

Jafnlaunastefnan er hluti af mannauðsstefnu Fjarskiptastofu.

Hrafnkell V. Gíslason, forstjóri Fjarskiptastofu

Stefna um notkun innri og ytri samfélagsmiðla. Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi samskiptamiðlastefnu. Stefnunni er ætlað að segja til um notkun Fjarskiptastofu og netöryggissveitarinnar CERT-IS á innri og ytri samskiptamiðlum.

Það er stefna Fjarskiptastofu:

• Að nýta Facebook Twitter og LinkedIn  til að efla ímynd og orðspor stofnunarinnar
• Að deila völdum fréttum og fræðsluefni á starfssviði Fjarskiptastofu
• Að auka umræðu um eftirlit með fjarskiptum ásamt öryggiskröfum á mikilvæga innviða og fjarskiptafyrirtækja
• Að auka umræðu, meðvitund og þekkingu á netöryggi
• Að efla þekkingu og sýnileika á þjónustu og hlutverki Fjarskiptastofu
• Að umgangast samskiptamiðla, á ábyrgð stofnunarinnar, af virðingu og líða ekki fordóma, níð, einelti eða móðganir á slíkum vettvangi

Stefnuna skal taka til endurskoðunar árlega. Stefna Fjarskiptastofu um notkun Fjarskiptastofu á samskiptamiðlum nær til alls starfsfólks hennar.

Hrafnkell V. Gíslason, forstjóri Fjarskiptastofu

Fjarskiptastofa hefur mótað eftirfarandi stefnu um umhverfis- og loftslagsmál. Tilgangur Fjarskiptastofu með stefnu um umhverfis- og loftlagsmál er að draga markvisst úr áhrifum vegna losunar CO2 af starfseminni, vera til fyrirmyndar fyrir aðrar stofnanir og fyrirtæki, miðla árangri og hafa þannig bein og óbein áhrif á loftslagsskuldbindingar landsins.

Stefnan byggir m.a. á eftirfarandi; Leiðbeiningum Umhverfisstofnunar um loftslagsstefnur opinberra aðila, skuldbindingum íslenskra stjórnvalda gagnvart Parísarsamkomulaginu,  aðgerðaáætlun íslenskra stjórnvalda í loftslagsmálum, yfirlýsingu forstöðumanna stofnana umhverfis- og auðlindaráðuneytis um samdrátt í losun GHL og kolefnishlutleysi, heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna og Grænum skrefum.

Fram til 2030 mun stofnunin draga úr losun sinni á CO2 samtals um 40%, að teknu tilliti til starfsmannafjölda, miðað við árið 2019 vegna eftirtalinna atriða:

• Flugferða erlendis og innanlands með áherslu á fjarfundi og breytt vinnulag
• Ferða starfsmanna til og frá vinnu með auknum stuðningi við vistvænar samgöngur eða fjarvinnu þar sem við á
• Aksturs á vegum Fjarskiptastofu með endurnýjun eigin bifreiða og kröfum til bílaleiga og leigubíla um bifreiðar án jarðefnaeldsneytis
• Úrgangs með minni sóun og aukinni flokkun
• Orkunotkunar með orkusparnaðaraðgerðum
• Máltíða starfsmanna

Fjarskiptastofa stefnir einnig að kolefnishlutlausri starfsemi með því að kolefnisjafna alla eftirstandandi losun frá árinu 2022.

Fjarskiptastofa stefnir einnig að því að uppfylla lagalegar kröfur sem snúa að umhverfis- og loftlagsmálum auk þess að stuðla að stöðugum umbótum.

Stefnan er rýnd árlega og hún endurskoðuð með tilliti til breytinga og þróunar í loftlagsmálum. Stefna Fjarskiptastofu um umhverfis- og loftlagsmál nær til allrar starfsemi stofnunarinnar, starfsmanna, bygginga, mannvirkja og framkvæmda.

Hrafnkell V. Gíslason, forstjóri Fjarskiptastofu